新社会人がはまる報告の仕方。PREP法 - 30代サラリーマンの葛藤

社会人になって顧客、上司に報告する機会というのは多々あると思います。

最初のころは“ぐたぐた”説明して、話が長い、要点がつかめない、結論から

先に話なさい！と言われた経験はないでしょうか。

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そこで、相手との会話のキャッチボールをスムーズに行うためにも、あなたが話し手になったときに意識しないといけないポイントは３点あります。それぞれのポイントは、以下の通りです。

結論から話なさい！ということにはすでに“PREP法”という手順が存在しています。

「PREP（プレップ）法」について解説していきます。もし、以下の悩みを抱えているのであれば、PREP法を習得することによって、話の説得力が増すとともに、自信をつけることができるでしょう。

【PREP法を習得すれば解消できる悩み】

上記に該当する項目があった人は、是非ともPREP法を実践してみましょう。

(adsbygoogle = window.adsbygoogle || ).push({}); PREP（プレップ）法とは

まずは、PREP（プレップ）法を構成する４つのパートからお伝えしていきます。

構成要素は「PREP」の４つのイニシャルに表れており、それぞれ

という意味があります。

それぞれのイニシャルの単語と意味について、以下の表にまとめておくので、参考にしてください。

(adsbygoogle = window.adsbygoogle || ).push({}); PREP法を構成する４つのパート

上司への報告がうまい人は、PREP法を意識して話すことを心掛けています。なぜなら、話し手の主張に説得力を持たせる話法だからです。

話をするときはPREP法の構成の順番に沿って伝えることが大事です。つまり「結論→理由→具体例・事例→再度結論」の順番で話を展開するということです。

それでは、PREP法を活用すると、どのような伝え方になるのでしょうか、具体例をあげてみました。

PREP（プレップ）法の具体例

上司に報告するとき

POINT（結論） 私はAの測定器の購入を検討しています。
REASON（理由） 理由は、測定器の数が不足しているからです。
EXAMPLE（具体例・事例）POINT（ポイント・結論）案件が10件以上ありますが、現在は測定器が5個しかなく、納期遅延を引き起こす可能性があります。
POINT（ポイント・結論）その為、新たにAの測定器を購入を許可いただけないでしょうか。

(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({}); PREP（プレップ）法を習得するコツ

PREP法を言葉で理解できても、実際に使いこなすとなると、すぐに理解するのは難しいと思います。継続的にトレーニングを行なっていくうちに、身につく話法なので、以下のコツを意識しながら、PREP法で話す癖をつけるようにしましょう。

１．頭のなかで整理してから話す

話し下手な人や話に説得力のない人は、考えながら話す癖がついているケースが多いです。

質問に早く答えないといけないプレッシャーから、習慣になってしまっていることが原因ですが、特にビジネスシーンでは、回答のスピードよりも話の正確性が求められます。

ゆっくりでもいいので、頭の中で自分の主張を整理した上で、言葉にすることを意識しましょう。

第一声は結論から話すこと。あなたの考えは「Aなのか、Bなのか」「賛成なのか、反対なのか」を伝えてくださいね。

慣れないうちは、PREP法をうまく使いこなせず、失敗してしまうこともあるでしょう。そんなときは、自分の伝えたかったことを紙に書き出して、整理することが大切です。

復習することによって、例えば、EXAMPLE（具体例・事例）の根拠が弱い、結論を最初に伝えられなかったなど、自分の話し癖が理解できるようになります。

復習を続ければ、PREP法をモノにするスピードも格段に上がるでしょう。

新しいことに挑戦するとき、実践回数を上げることが上達のカギとなります。

職場の上司や同僚と、あるテーマについて討論をする、会議で自分の意見を述べるなど、積極的にPREP法を用いて話すことが大切です。

まとめ

今回はコミュニケーション力を高めるPREP（プレップ）法について書きましたが

「何を伝えるか」だけでなく、「どのように伝えるか」を学ぶだけでビジネス上では強い武器になります。この機会にプレップ法を学んで仕事に活かしてもらえればと思います。

自分も意識していきます。